Sistem Informasi Sebagai Keunggulan Kompetitif Perusahaan

	MODUL PERKULIAHAN
	Sistem Informasi Manajemen
	Sistem Informasi Sebagai Keunggulan Kompetitif Perusahaan

	Fakultas	Program Studi	Tatap Muka	Kode MK	Disusun Oleh
	Fakultas Ekonomi dan Bisnis	Manajemen	02

Abstract	Kompetensi
Modul ini menjelaskan tentang Pemanfaatan teknologi informasi sebagai upaya meningkatkan       strategi kompetitif  dalam bisnis.	Diharapkan mahasiswa memahami dan mampu mengidentifikasi strategi kompetitif dasar dan memanfaatkan teknologi informasi dalam menghadapi tantangan bisnis tersebut.

Pendahuluan

Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi, bisnis, dan pemerintahan dan merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan.

Dapat juga diasumsikan bahwa Teknologi Informasi adalah teknologi yang memanfaatkan komputer sebagai perangkat utama untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat.

Sistem Informasi Strategis adalah system informasi yang menggunakan Teknologi Informasi (IT) untuk membantu perusahaan dalam hal mendapatkan keunggulan bersaing, meminimalkan hal yang tidak menguntungkan sehingga tercapai tujuan strategis perusahaan.

Sistem Informasi Strategis membantu perusahaan dengan menyediakan produk dan layanan yang memberikan keuntungan lebih stategic dibandingkan pesaingnya dalam pasar yang kompetitif. Dapat juga diasumsikan sebagai sistem informasi yang mempromosikan inovasi bisnis, meningkatkan proses bisnis, dan membangun sumber daya informasi bagi sebuah perusahaan.

Keunggulan kompetitif adalah keunggulan yang dimiliki oleh perusahaan dimana keunggulannya dipergunakan untuk berkompetisi dan bersaing dengan perusahaan lainnya untuk meningkatkan value (nilai) perusahaan baik dalam hal peningkatan laba maupun citra perusahaan. Contoh perusahaan-perusahaan telekomunikasi berusaha untuk mendapatkan konsumen sebanyak-banyaknya dengan cara berkompetisi sesuai dengan keunggulan yang dimilikinya.

Dalam upaya  mencapai keunggulan kompetitif, perusahaan harus  menghadapi tantangan bahkan  tekanan-tekanan internal dan eksternal perusahaan. Salah satu pendekatannya adalah bagaimana mengefektifkan potensi sumberdaya yang ada, bisa melalui peningkatan kualitas produk dan layanan kepada pelanggan, maupun melalui pemanfaatan kemajuan teknologi informasi.  

Strategi bersaing merupakan upaya mencari posisi bersaing yang menguntungkan dalam suatu industry. Strategi bersaing bertujuan membina posisi yang menguntungkan dan kuat dalam melawan kekuatan yang menentukan persaingan dalam industri.

       

Kompetisi merupakan karakteristik positif dalam bisnis, persaingan alami dan sehat adalah pendukung majunya suatu pasar. Persaingan ini mendorong upaya untuk mendapatkan keunggulan kompetitif di pasar, oleh karenanya diperlukan kemampuan kompetitif yang signifikan pada berbagai bagian dari perusahaan. Hal ini ditujukan untuk menjaga bisnis terhadap ancaman pendatang baru.

Gambar 1. Competitive Forces and Strategies

Lima strategi kompetensi dasar dalam bersaing yakni:

ü  Strategi Kepemimpinan Biaya (Cost Leadership Strategy)

Menjadi produsen rendah biaya dalam menghasilkan barang dan jasa, atau membantu menurunkan biaya bagi pemasok dan pelanggan, sehingga pesaing memiliki biaya produksi yang lebih tinggi.

ü  Strategi Diferensiasi (differentiation strategy)

Mengembangkan cara-cara untuk membedakan produk dan layanan dari para pesaing atau mengurangi keunggulan diferensiasi dari pesaing. Strategi ini memungkinkan perusahaan untuk fokus pada produk atau jasa untuk memberikan keuntungan dalam segmen pasar yang unik/niche market.

ü  Strategi Inovasi (innovation strategy)

Menemukan cara baru dalam melakukan bisnis. Strategi ini dapat melibatkan pengembangan produk dan atau jasa yang unik guna memasuki pasar yang unik /niche market. Hal ini juga dapat melibatkan perubahan radikal dalam proses bisnis untuk memproduksi atau mendistribusikan produk dan layanan dari mayoritas jenis dan cara yang ada.

ü  Strategi Pertumbuhan (growth strategy)

Secara signifikan memperluas kapasitas perusahaan untuk menghasilkan barang dan jasa, ekspansi ke pasar global, diversifikasi ke produk dan jasa baru, atau mengintegrasikan ke dalam produk dan jasa terkait.   

ü  Strategi Aliansi (alliance strategy)

Membentuk hubungan bisnis baru/aliansi dengan pelanggan, pemasok, pesaing, konsultan, dan perusahaan lain. Hubungan ini bisa berupa merger, akuisisi, usaha patungan, pembentukan "perusahaan virtual," atau pemasaran lainnya, manufaktur, atau perjanjian distribusi antara pelaku usaha dengan mitra dagangnya.

Investasi didalam teknologi informasi dapat mendukung perusahaan dalam bersaing, berikut adalah gambaran peran teknologi informasi dan contoh penerapannya.

1. Penerapan teknologi informasi akan meminimalkan biaya bisnis proses, baik

    dalam hubungannya dengan konsumen maupun supplier.

2. Meningkatkan service / layanan yang diberikan kepada pelanggan.

3. Pemanfaatan teknologi informasi meminimalkan pesaing.

4. Inovasi produk baru yang melibatkan teknologi informasi sebagai komponennya.

5. Menciptakan pasar yang baru.

6. Meningkatkan kualitas dan efisiensi serta mempersingkat waktu layanan

    pelanggan,

7. Menggunakan IT untuk pengembangan bisnis (business development), mengatur

    bisnis secara regional dan global.

8. Membangun system informasi yang terhubung dengan internet dan extranet untuk

    support hubungan bisnis dengan costumer, supplier, subcontractor, dsb.

Gambar 2. Strategi Dasar Bisnis Dengan Memanfaatkan IT

Sedangkan strategi kompetitif lainnya adalah dengan cara investasi di bidang teknologi informasi yang memungkinkan perusahaan untuk membangun kemampuan TI strategis sehingga mereka dapat memanfaatkan peluang yang ada. Dalam beberapa kasus, hal ini terjadi ketika sebuah perusahaan berinvestasi dalam sistem informasi berbasis komputer untuk meningkatkan efisiensi proses bisnis internal. Kemudian, dengan berbekal platform teknologi strategis, perusahaan dapat memanfaatkan investasi di bidang TI dengan mengembangkan produk dan layanan baru yang tidak akan mungkin berhasil tanpa dukungan TI yang kuat. Contohnya saat ini yang penting adalah pengembangan lebih lanjut jaringan intranet perusahaan dan ekstranet, yang memungkinkan mereka untuk meningkatkan efek dari investasi sebelumnya dibidang internet browser, PC, server, dan client / server jaringan.

Gambar 3. Building costumer value via internet

Jika suatu perusahaan menginvestasikan uangnya untuk mengembangkan sistem informasi, membuat aplikasi, dan memasang jaringan komputer maka hubungan antara biaya IT dan kinerja perusahaan dapat dinyatakan secara sederhana yaitu: manfaat yg diterima melebihi biaya yang diinvestasikan, karena IT dinilai dapat meningkatkan kinerja organisasi.

 Nilai investasi TI adalah kemampuan organisasi utk mengidentifikasikan dan mengukur penambahan dampak manfaat dan positif yang berkaitan dengan penerapan TI dalam operasi bisnisnya.

IT Governance Focus Area (Area focus Tatakelola TI)  (Source : www.itgi.org)
Area focus Tatakelola IT Perusahaan

• Strategic alignment: fokus pada kepastian hubungan bisnis dan perencanaan TI: penetapan, pemeliharaan dan validasi usulan nilai tambah TI; dan keselarasan operasi TI dengan operasional perusahaan.
• Value delivery: mengenai pelaksanaan usulan nilai tambah melalui siklus pengantaran, memastikan bahwa  TI memberikan manfaat untuk strategi, konsentrasi pada optimasi biaya dan memberikan nilai tambah perusahaan dari TI
• Resource management: mengenai investasi optimal, dan manajemen yg sesuai, sumberdaya yg kritis: aplikasi, informasi, infrastruktur dan orang. Kunci sukses berkaitan dengan optimasi pengetahuan dan infrastruktur.
• Risk Management: memerlukan kesadaran pegawai senior, pengertian yg jelas mengenai resiko perusahaan, mengerti persyaratan kebutuhan, transparansi resiko bagi perusahaan dan tanggung jawab manajemen risiko dalam organisasi.
• Performance measurement: menjajaki dan memonitor penerapan strategi, pemenuhan proyek, penggunaan sumberdaya, proses kinerja dan mengantarkan bisnis, penggunaan, contoh, balanced scorecard yg menterjemahkan strategi ke dalam kegiatan utk mencapai tujuan yg dapat diukur melebihi akuntasi yg conventional.

Masalah investasi di bidang teknologi informasi merupakan hal yang cukup signifikan bagi para manajemen senior perusahaan. Di satu sisi mereka sadar bahwa sudah saatnya (kalau tidak memang karena sudah terlambat) mereka harus memiliki suatu teknologi informasi yang dapat menunjang bisnis mereka, sementara di lain pihak mereka harus mengeluarkan biaya yang relatif cukup besar untuk dapat merancang dan mengimplementasikan teknologi informasi yang dibutuhkan. Tanpa memiliki teknologi informasi yang cukup canggih, sulit di alam kompetisi global ini untuk dapat bersaing dengan perusahaan-perusahaan besar dari manca negara yang mulai banyak mengembangkan usahanya di tanah air. Namun salah mengidentifikasikan kebutuhan teknologi pun akan menjadi bumerang bagi organisasi yang bersangkutan

Peranan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi Dalam Perusahaan

Sistem informasi dan teknologi informasi memberikan empat peran utama di dalam organisasi bisnis (perusahaan) yaitu untuk meningkatkan:

1)     Efisiensi.

Efisiensi artinya menggantikan peran manusia dengan teknologi informasi sehingga memudahkan pekerjaan dan mempercepat pekerjaan.

2)     Efektivitas.

Sistem informasi ini digunakan oleh pimpinan untuk pengambilan keputusan yang lebih efektif berdasarkan informasi yang akurat, tepat waktu, relevan, mudah, murah dan handal.

3)     Komunikasi.

Untuk memudahkan komunikasi dan mempercepat pengambilan suatu keputusan dapat digunakan email atau teleconference.

4)     Kompetitif.

Kompetitif, artinya digunakan untuk meningkatkan daya saing perusahaan di dalam era persaingan yang semakin ketat ini.

Contoh pemanfaatan teknologi informasi dalam perusahaan :

Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku usaha merasa perlu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerjanya. Penerapan Teknologi informasi dan komunikasi tentu akan berdampak pada perubahan kebiasaan kerja. Contoh :  penggunaan intranet untuk helpdesk technical support yang memanfaatkan teknologi Local Area Netwok akan meminimalkan penggunaan kertas kerja pada operasional bisnis perusahaan. Selain itu pemanfaatan internet sebagai sarana untuk website perusahaan yang berfungsi sebagai online company profile juga akan meminimalkan anggaran keuangan perusahaan untuk mencetak company profile, bahkan dengan adanya website tersebut akan meningkatkan good corporate image terhadap pesaing, partner bisnis dan konsumennya.

Dengan adanya internet juga dapat digunakan untuk komunikasi antar karyawan dalam divisi yang sama maupun berbeda divisi bahkan untuk komunikasi dengan konsumen dan partner bisnisnya dapat menggunakan email dan messenger. Hal ini tentu dapat meminimalkan penggunaan kertas dan biaya telepon / fax, juga dapat mengurangi biaya transport untuk visit ke konsumen.

Penggunaan computer juga memudahkan pekerjaan karyawan perusahaan, karena pekerjaan menjadi lebih cepat selesai dengan tingkat kesalahan yang minim. Apalagi jika perusahaan menerapkan computer based information system dimana system informasi perusahaan tersebut dibuat sedemikian rupa saling terhubung (integrated) dan mengotomatiskan pekerjaan-pekerjaan rutin operasional, seperti misalnya pencetakan kwitansi akan terhubung langsung dengan laporan keuangan perusahaan.

Gambar 4. Information System in Value Chain

Keuntungan-keuntungan penerapan teknologi IT di perusahaan adalah :

1. Efisiensi tenaga kerja karena pekerjaan yang manual diotomatiskan.

2. Memperpendek rantai birokrasi dan waktu kerja sehingga berpengaruh pada penghematan biaya.

3. Dengan tersedianya data dan informasi yang up to date maka pengambilan keputusan dapat lebih cepat, sehingga menjadikan perusahaan lebih kompetitif terhadap pesaingnya.

4. Penghematan biaya pemasaran dan promosi produk dan jasa yang ditawarkan perusahaan, karena menggunakan website perusahaan yang juga berfungsi sebagai online company profile dan memperluas pangsa pasar.

5. Dengan penerapan teknologi informasi pada operasional perusahaan maka system dapat terintegrasi di semua bagian sehingga dapat memudahkan arus informasi dan kecepatan respon terhadap suatu masalah.

Jadi dengan pemanfaatan teknologi informasi maka akan memudahkan arus informasi secara internal maupun eksternal perusahaan, meminimalkan resiko factor human error dan efisiensi di segala bidang, tentunya hal ini akan berpengaruh pada margin keuntungan yang didapat perusahaan secara akumulatif.

Selain itu peran teknologi IT dalam perusahaan adalah menciptakan value (nilai tambah) bagi pelanggan perusahaan, dimana dengan penerapan IT maka layanan kepada pelanggan makin cepat dan baik sehingga pelanggan puas dengan pelayanan yang diterimanya, hal itu dapat menciptakan loyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia menjadi konsumennya untuk jangka panjang. Loyalitas pelanggan merupakan hal yang didambakan oleh tiap perusahaan karena mempengaruhi stabilitas income perusahaan.

Daftar Pustaka

1. McLeod, Jr., Raymond & George P. Schell. Management Information System. (terjemahan), Jakarta: PT. INDEKS, 2007. Edisi 10, 2008
2. Kenneth C. Laudon, Jane P. Laudon, sistem Informasi Manajemen, Mengelola Perusahaan Global, Jakarta, Salemba Empat, Edisi 12, 2008
3. O’Brien, James A. Introduction to Information Systems. (terjemahan). Jakarta: Salemba Empat, 2006. Edisi keduabelas
4. www.itgi.org