Pengertian Sistem Konsep Dasar Sistem Informasi

	MODUL PERKULIAHAN
	Sistem Informasi Manajemen
	Pengertian Sistem Konsep Dasar Sistem Informasi

	Fakultas	Program Studi	Tatap Muka	Kode MK	Disusun Oleh
	Fakultas Ekonomi dan Bisnis	Manajemen	01

Abstract	Kompetensi
Modul ini menjelaskan tentang konsep dasar sistem dan sistem informasi	Diharapkan mahasiswa memahamidan mampu menjelaskan konsep dasar sistem sebagai dasar fundamental mempelajari Sistem Informasi Manajemen.

Pendahuluan

Latar Belakang

Informasi saat ini merupakan kebutuhan yang mutlak diperlukan oleh masyarakat umum dari berbagai kalangan, terutama bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Sehingga system informasi memegang peranan penting dalam hal bagaimana data dan informasi didapatkan, diolah, dan diproses menjadi output yang dapat digunakan oleh manajemen. 

Ada beberapa alasan yang menyebabkan pihak manajemen terutama pada organisasi bisnissaat ini memberikan perhatian besar pada manajemen informasi karena :

1. Kompleksitas kegiatan bisnis yang makin meningkat

Dengan adanya globalisasi, kegiatan bisnis makin kompleks karena pengaruh ekonomi internasional dan persaingan dalam pasar internasional, teknologi bisnis makin kompleks pula serta batas waktu untuk melakukan tindakan pun makin singkat, dan kadangkala terbentur oleh adanya kendala-kendala sosial.

2. Perkembangan kemampuan computer yang makin baik.

Jika kita melihat (flashback) pada sejarah computer dimana jaman dahulu computer berukuran besar sehingga harus ditempatkan di ruangan yang besar pula menyesuaikan ukurannya danhanya para spesialis computer saja yang mampu menggunakannya. Sedangkan saat ini kemampuan computer makin tinggi kecepatan aksesnya dengan ukuran yang tidak terlalu besar, bahkan aplikasi yang digunakan pun dibuat semudah mungkin untuk digunakan oleh pemakainya (user friendly) baik dalam hal tampilan (display) maupun navigasi.

Para pengguna komputer,terutama dalam organisasi bisnis, kini tidak memandang computer sebagai suatu barang yang istimewa namun sudah menjadi suatu kebutuhan dan merupakan bagian dari peralatan kantor sebagai alat pendukung kelancaran pekerjaan mereka untuk mengolah data dan informasi yang dibutuhkan.

Teknologi  informasi,  termasuk  sistem  informasi  berbasis  internet,  memainkan  peranan penting  dalam  bisnis.  Teknologi  informasi  dapat  membantu  segala  jenis  bisnis, meningkatkan  efisiensi  dan  efektifitas  proses  bisnis  mereka,  pengambilan  keputusan manajerial,  dan  kerjasama  kelompok  kerja,  hingga  dapat  memperkuat  posisi  kompetitif mereka dalam pasar yang cepat sekali berubah.

Komputer dapat dikatakan sebagai sekumpulan alat elektronik yang saling bekerjasama, dapat menerima data (input), mengolah/memproses data (proses) dan memberikan informasi (output) serta terkoordinasi dibawah kontrol program yang tersimpan didalam memori komputer.

CPU (Central Processing Unit), yang mengendalikan semua unit sistem komputer yang lain dan mengubah input menjadi output. CPU memiliki 2 bagian fungsional yaitu :

§  Control unit (unit pengendalian), membuat semua unit bekerja sama sebagai suatu sistem

§  Arithmetic Logical Unit (ALU), tempat berlangsungnya operasi perhitungan matematika dan logika

Input unit adalah memasukkan data ke dalam primary storage untuk diolah menjadi informasi yang dapat digunakan user. Memerlukan Input device (perangkat input) sebagai alat untuk memasukkan data ke dalam system komputer, contohnya : keyboard, mouse, microphone, camera digital, scanner.

Secondary storage (penyimpanan sekunder), menyediakan tempat untuk menyimpan program dan data saat tidak digunakan

Output Unit adalah menampilkan hasil pengolahan data berupa softcopy yang ditampilkan di layar monitor (display) maupun berupa hardcopy (print out). Untuk bisa menghasilkan output maka system komputer memerlukan output device (perangkat output), contohnya : monitor, printer, speaker, LCD Proyektor.

Konsep Sistem

Pengertian Sistem

Sistem adalah sekumpulan unsur / elemenyang saling berkaitan, saling mempengaruhi dan bekerjasama sesuai aturan yang ditetapkan untuk mencapai suatu tujuan. Contoh :

·         Sistem Komputer terdiri dari Hardware, Software dan Brainware.

Definisi Sistem Menurut Gordon B. Davis:                               

Sistem adalah seperangkat unsur-unsur yang terdiri dari manusia, alat, konsep dan prosedur yang dihimpun menjadi satu untuk maksud dan tujuan bersama.

Definisi Sistem menurut Raymond Mc. Leod:

Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan

Karakteristik Sistem

Karakteristik system terdiri dari :

1. Komponen ( component )

2. Lingkungan luar ( environment )

3. Batasansistem ( boundary )

4. Jalinan ( interface )

5. Masukan ( input )

6. Proses ( process )

7. Keluaran ( output )

8. Sasaran / Tujuan ( goal )

Klasifikasi Sistem

Secara umum system dapat diklasifikasikan menjadi 2, yaitu :

1. Sistem Fisik (Physical System)

Kumpulan unsur / elemen yang saling berinteraksi satu sama lainnya secara fisik dan dapat diidentifikasikan tujuannya.

            Contoh : Sistem Komputer, Sistem Transportasi

2. Sistem Abstrak (Abstract System)

Sistem yang terbentuk dari ide dan tidak dapat diidentifikasikan secara nyata, tapi dapat diuraikan elemen-elemennya.

Contoh : Sistem Teologi

Konsep Informasi

Data & Informasi

Apakah perbedaan data dan informasi ?

·      Data: fakta atau kejadian yang terjadi di dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Kebanyakan dari data tidak mempunyai makna jika digunakan tanpa di dukung dengan data lain.

·      Informasi: data yang telah diproses sehingga memiliki makna yang mudah difahami atau dimengerti.Kualitas Informasi dinilai dari akurat, relevan dan tepat waktu

Secara sederhana system computer dapat dimodelkan sebagai berikut :

Gambar 2. Model Sistem Komputer

Definisi Input :

·      Data dan instruksi yang dimasukkan ke komputer untuk kebutuhan pengolahan

·      Kegiatan memasukkan data dan instruksi ke komputer (seringkali disebut sebagai data entry)

·      Bahan dasar informasi adalah data yang terjadi dari transaksi, kejadian, permintaan dan pertanyaan yang dihadirkan dalam bentuk: Suara, image, teks, angka, huruf dan karakter khusus atau simbol

Definisi Proses :

·         Disebut juga pengolahan data atau proses komputasi yang terdapat didalam computer baik secara fisik (hardware) maupun secara logic program (software).

Tantangan terbesar dari kegiatan pengolahan data adalah menyakinkan bahwa data yang dimasukkan benar, karena data tersebut merupakan basis untuk menghasilkan informasi. (GIGO : Garbage In Garbage Out, Golden In Golden Out)

Definisi Output :

·         Merupakan hasil dari pengolahan data yang diinput ke dalam system computer berupa informasi yang dapat ditampilkan pada layar computer (display) maupun dalam bentuk cetak (printout)

Pengolahan Data

Input data dapat dilakukan dalam dua cara:

a)      Batch Input dengan batch processing

ü Transaksi data diakumulasikan (batch) dalam kurun waktu tertentu sebelum dimasukkan ke dalam sistem

ü Biasanya melibatkan proses pengisian dan pengumpulan form kertas (source document) yang kemudian data tersebut dimasukkan ke komputer melalui alat input (input device)

ü Contoh: Sistem Penggajian

b)      Direct Input (Online Input dengan interactive processing)

ü Transaksi data dimasukkan ke dalam sistem pada saat transaksi tersebut berlangsung

ü Contoh: Sistem Reservasi Pesawat

Sebuah device disebut:

1)    On-line bila alat tersebut siap dipergunakan dan dapat berkomunikasi dengan atau dikendalikan oleh sebuah komputer

2)    Off-line bila alat tersebut  tidak dapat berkomunikasi dengan atau dikendalikan oleh sebuah komputer

Interactive processing adalah :

Pengolahan data yang melibatkan user dalam suatu  “command and response mode” dengan komputer secara continue, disebut On-line real-time processing atau transaction processing.

Pengolahan Data (Proses)                             

Adalah masa atau waktu yang digunakan untuk mendeskripsikan perubahan bentuk data menjadi informasi yang memiliki kegunaan (data processing is the term used to describe changes performed on data to produce purposeful information).

Operasi yang dilakukan dalam pengolahan data :

Data input

·      Recording transaction data ke sebuah pengolahan data medium (contoh, punching number ke dalam kalkulator).

·      Coding transaction data ke dalam bentuk lain (contoh, converting atribut jenis kelamin female ke huruf F).

·      Storing data or information untuk pengambilan keputusan (potential information for future).

 Data transformation

·      Calculating, operasi aritmatik terhadap data field.

·      Summarizing, proses akumulasi beberapa data (contoh, menjumlah jumlah jam kerja setiap hari dalam seminggu menjadi nilai total jam kerja perminggu).

·      Classifying data group-group tertentu :

Categorizing data kedalam group berdasar karakteristrik tertentu (contoh, pengelompokkan data mahasiswa berdasar semester aktif).  

Sorting data kedalam bentuk yang berurutan (contoh, pengurutan nomor induk karyawan secara ascending).

Merging untuk dua atau lebih set data berdasar kriteria tertentu (menggabungkan data penjualan bulan Januari, Februari dan Maret kedalam group triwulanan).

Matching data berdasar keinginan pengguna terhadap group data (contoh, memilih semua karyawan yang total pendapatannya lebih dari 15 juta pertahun).

Output (information)

·  Displaying result, menampilkan informasi yang dibutuhkan pemakai melalui monitor atau cetakan.

·  
 
Reproducing, penyimpanan data yang digunakan untuk pemakai lain yang membutuhkan. 

Gambar3.  Proses Utama dan Fungsi Pengolahan Data

Konsep Sistem Informasi

Definisi

Sistem Informasi adalahsuatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi yang bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan pihak luar tertentu dengan laporan yang diperlukan 

Komponen sistem informasi terdiri dari:

1.    Perangkat keras (Hardware)

2.    Perangkat lunak (Software)

3.    Database

4.    Prosedur 

5.    Personil 

Konsep sistem informasi dapat membantu pemahaman tentang :

1.    Teknologi  Jaringan  komputer 

Penerapan teknologi jaringan computer untuk kelancaran arus informasi maupun proses transfer data dan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna.

2.    Aplikasi

Penggunaan software aplikasi bisnis yang tepat sesuai dengan keadaan dan kebutuhan user untuk menunjang kelancaran kegiatan operasional harian.

3.    Pengembangan

Mengembangkan  system informasi dengan berbagai  cara  untuk  menggunakan  teknologi informasi  sesuai kebutuhan user dalam operasional bisnisnya.

4.    Manajemen

Mengelola  system informasi yang ditunjang oleh teknologi yang baik tentu memiliki  penekanan  pada  kualitas,  nilai bisnis yang strategis, dan keamanan sistem informasi organisasi.

Aktivitas Sistem Informasi

1.    Input data

Memasukkan data ke dalam system computer untuk diproses menjadi informasi. 

2.    Pemrosesan data menjadi informasi

Memproses data menjadi informasi dengan menggunakan hardware dan software sesuai dengan bidangnya, seperti menghitung pembayaran gaji karyawan, pajak dan tunjangan lainnya.

3.    Output produk informasi

Menghasilkan laporan yang merupakan produk informative bagi pengguna untuk pertimbangan pengambilan keputusan, pertanggung jawaban, dokumentasi, penilaian kinerja, dan sebagainya. Contohnya, seorang manajer penjualan dapat melihat tampilan video untuk memeriksa kinerja  seorang  tenaga  kerja  penjualan,  menerima  pesan  suara  yang  dihasilkan komputer melalui telepon, menerima cetakan dari hasil penjualan bulanan.

4.    Penyimpanan data

Merupakan media untuk menyimpan  data  dan  informasi sebagai back up sehingga dapat digunakan dikemudian hari.

5.    Pengendalian kinerja sistem (controlling & evaluasi)

Sistem informasi  harus  menghasilkan  umpan  balik  mengenai  aktivitas  input,  pemrosesan, output,  dan  penyimpanan.  Umpan  balik  ini  harus  diawasi  dan  dievaluasi  untuk menetapkan  apakah  sistem  dapat  memenuhi  standar  kinerja  yang  telah  ditetapkan.

Teknologi informasi sebagai support system

Sistem informasi yang baik tentu tidak terlepas dari penerapan teknologi informasi sebagai support system untuk mendukung kelancaran arus informasi yang dibutuhkan, hal ini dikarenakan teknologi informasi :

1.    Mendukung proses dan operasi bisnis.

Contoh: Kebanyakan toko retail mengunakan komputer untuk membantu mereka mencatat pembelian pelanggan, menelusuri persediaan, membayar pegawai, membeli barang dagangan baru, serta untuk mengevaluasi trend penjualan.  

2.    Dukungan pengambilan keputusan para pegawai dan manajernya.

Sistem  informasi  juga  membantu  para  manajer  toko  dan  praktisi  bisnis  lainnya  untuk membuat  keputusan  yang  lebih  baik.  Contohnya  keputusan  mengenai  lini  barang dagangan  apa  yang  perlu  ditambah  atau  dihentikan,  atau  mengenai  jenis  investasi  apa yang  mereka  butuhkan.

3.    Mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif.

Contohnya  manajemen toko McDonald mungkin  membuat keputusan untuk memasang kios  dengan layar sentuh dalam semua toko mereka.

Jenis-jenis Sistem Informasi

 

Gambar 4. Jenis-jenis Sistem Informasi

A.    Sistem Pendukung Operasi

Sistem  informasi  selalu  dibutuhkan  untuk  memproses  data  yang  dihasilkan  oleh,  dan digunakan  dalam  operasi  bisnis.  Sistem  pendukung  operasi  semacam  ini  menghasilkan berbagai  produk  informasi  yang  paling  dapat  digunakan  oleh  para  manajer.  Pemrosesan lebih  jauh  oleh  system  informasi  manajemen  biasanya  dibutuhkan.  Peran  dari  sistem pendukung  operasi  perusahaan  bisnis  adalah  untuk  secara  efisien  memproses  transaksi bisnis,  mengendalikan  proses  industrial,  mendukung  komunikasi  dan  kerja  sama perusahaan, serta memperbaharui database perusahaan.

1.    Sistem pemrosesan transaksi

Memproses  data  yang  dihasilkan  dari  transaksi  bisnis.  Memperbaharui  database operasional, dan menghasilkan dokumen bisnis. Contohnya:  Sistem  titik  penjualan  (point-of-sale/ POS)  dibanyak  toko  retail menggunakan  terminal  mesin  kas  untuk  secara  elektronik  menangkap  serta memindahkan  data  penjualan  sepanjang  saluran  telekomunikasi  ke  pusat  computer regional agar dapat diproses segera (Real-time) atau diproses setiap malam (Batch). 

2.    Sistem Pengendalian proses

Mengawasi dan mengendalikan berbagai proses industrial. Contohnya, penyulingan minyak menggunakan sensor elektronik yang dihubungkan ke komputer  untuk  secara  terus  menerus  mengawasi  proses  kimia  dan  membuat penyesuaian instant (real-time) yang mengendalikan proses penyulingan. 

3.    Sistem kerja sama perusahaan

Mendukung komunikasi dan kerja sama tim, kelompok kerja dan perusahaan. Contohnya,  para  pekerja  ahli  dalam  sebuah  tim  proyek  dapat  menggunakan  email untuk  mengirim  dan  menerima  berbagai  pesan  elektronik,  dan  melakukan  konferensi video  untuk  melakukan  pertemuan  elektronik  agar  dapat  mengoordinasikan  berbagai aktivitasnya.

B.    Sistem Pendukung Manajemen

Ketika aplikasi sistem informasi berfokus pada penyediaan informasi dan dukungan untuk pengambilan  keputusan  yang  efektif  oleh  para  manajer,  aplikasi  sistem  tersebut  akan disebut  sebagai  Sistem  Pendukung  Manajemen.  Berdasarkan  konsep,  beberapa  jenis utama sistem informasi mendukung berbagai tanggung jawab pengambilan keputusan:

1.    Sistem Informasi Manajemen

Memberikan  informasi  dalam  bentuk  laporan  yang  telah  ditentukan  sebelumnya  untuk mendukung pengambilan keputusan bisnis. Contohnya,  manajer  penjualan  dapat  menggunakan  jaringan  komputer  dan  pencari web  untuk  mendapatkan  tampilan  instant  mengenai  hasil  penjualan  produk-produk mereka  dan  untuk  mengakses  intranet  perusahaan  mereka  agar  bisa  mendapatkan laporan  analisis  penjualan  harian  yang  mengevaluasi  penjualan  yang  dilakukan  oleh setiap tenaga penjualan. 

2.    Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System - DSS)

Memberikan  dukungan  interaktif  khusus  untuk  proses  pengambilan  keputusan  para manajer dan praktisi bisnis lainnya. Contohnya,  manajer  bagian  periklanan  dapat  menggunakan  program  spreadsheet untuk  melakukan  analisis  what-if  ketika  mereka  menguji  dampak  berbagai  anggaran iklan atas prediksi penjualan produk  produk baru.

3.    Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System  EIS)

Memberi informasi penting dari SIM, DSS dan sumber lainnya yang dibentuk sesuai kebutuhan informasi para eksekutif. Contohnya,  para  eksekutif  puncak  dapat  menggunakan  terminal  layar  sentuh  untuk secara  instant  melihat  teks  serta  tampilan  grafik  yang  menekankan  berbagai  area utama kinerja organisasi dan persaingan.

Daftar Pustaka

1. 2008, McLeod, Jr., Raymond & George P. Schell. Management Information System. (terjemahan), Jakarta: PT. INDEKS, 2007. Edisi 10

2. 2008, Sistem Informasi Manajemen. Pemahaman dan Aplikasi. Chr.Jimmy L. Gaol, PT.Grasindo. Jakarta

3. 2006, O’Brien, James A. Introduction to Information Systems. (terjemahan). Jakarta: Salemba Empat, Edisi keduabelas

4. 2012, Konsep Sistem Informasi, Tata Sutabri, Penerbit Andi, Yogyakarta.